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Soma condicional no Excel?

A dúvida abaixo veio do Artur:

“Karlão preciso somar várias células com números, só que células do lado desta contém expressões tipo ‘PAGO’ ou ‘EM ABERTO’, quero que a fórmula só some valores aonde a condição seja ‘PAGO’, como faço?”

Artur, sua dúvida é bem interessante. Vou explicar duas formas de fazer isto no Excel (qualquer versão). O que você deseja fazer chama-se Soma Condicional, o próprio nome já explica, você quer somar determinados valores, desde que uma determinada condição seja confirmada, neste caso PAGO ou EM ABERTO. Vou usar uma tabela semelhante a sua como exemplo, segue abaixo:

Neste exemplo, queremos somar os valores da coluna B, desde que estes estejam pagos (condição da coluna C). Vamos ao que interessa. A fómula a ser usada chama-se SOMASE. Esta fórmula pede 3 informações: Intervalo, Condição e Intervalo da Soma. O intervalo é a coluna (ou linha) aonde a fórmula irá procurar pela condição, a Condição é justamente o que a fórmula vai procurar (e caso encontrar) irá executar a soma. Por último, o Intervalo da Soma é justamente a coluna com os valores que queremos somar.

No nosso exemplo temos: Intervalo (coluna C), Condição (“PAGO”) e Intervalo da Soma (Coluna B). A fórmula fica então assim: =SOMASE(C2:C7;”PAGO”;B2:B7). Importante notar que como o conteúdo da coluna C é texto, a palavra PAGO tem que ser colocada entre aspas na fórmula.

A outra forma de realizar a soma condicional é através de um suplemento (plugin) do Excel. Este plugin está incluso em todas as versões do Excel. Nos casos das versões mais antigas, o mesmo já vem ativado, basta ir no menu “Ferramentas” e em seguida na opção “Soma Condicional”. Já no Excel 2007, você precisa acessar o botão do Office no lado esquerdo superior da tela, clicar em “Opções do Excel”, ir até a seção de “Suplementos” e ativar o “Assistente de Soma Condicional”. Feito a ativação, a opção de soma condicional estará dentro da aba “Fórmulas”.

O assistente nada mais é do que uma interface gráfica para que você possa criar somas condicionais simples ou até mesmo complexas. Basta seguir o passo a passo e ler cuidadosamente as explicações na tela. Não tem segredo!

Congelar colunas e linhas no Excel?

A dúvida abaixo veio do Elvyo:

“Karlão, preciso congelar a primeira coluna de uma tabela no Excel, para que quando eu arrastar para o lado, a mesma permanecer estática, o que faço?”

Elvyo, o procedimento é muito simples e bastante útil para quando estamos trabalhando com tabelas grandes. Vou explicar como é feito tanto no Office 2003 quanto no 2007.

Office 2003
Selecione a linha inteira ou coluna inteira que deseja congelar, clique no menu Janela e em seguida “Congelar Painel”. Caso você não selecione nenhuma linha ou nenhuma coluna, a opção de congelar painel será feita automaticamente para a primeira linha e para a primeira coluna.

Office 2007
O procedimento é o mesmo, porém a versão mais atual do Office explica (e mostra) melhor o que está sendo feito. Acesse o menu “Exibição” e em seguida vá até a opção “Congelar Painéis”. Aqui você terá 3 novas opções: A primeira você congela as linhas/colunas/células que estão atualmente selecionadas na sua tabela. A segunda você congela somente a linha superior e a última opção você congela a primeira coluna. Simples e prático né?

Mais linhas no Excel 2007?

A dúvida abaixo veio do Victor:

“Karlão, tenho uma planilha complexa em Excel 2003, quando abro ela no Excel 2007 quero que a mesma tenha mais linhas do que o valor limite de 65536, o que devo fazer?”

Victor, sua dúvida é um bom complemento ao post anterior que fiz sobre o assunto. O Excel 2003 e anteriores possuem um limite claro de 65536 linhas, não sendo possível ultrapassar este valor em uma mesma planilha. Já o Excel 2007 possui um limite dezesseis vezes maior que este, um total incrível de 1048576 linhas. Porém, este limite só está disponível para arquivos salvos no formato do Excel 2007 (.xlsx).

Portanto, mesmo que você abra seu arquivo .xls do Excel 2003, no novo Office 2007, ele vai continuar tendo o limite de 65536, mas basta você salvar o mesmo no novo formato (através do menu Salvar Como), fechar o Excel e abrir a nova planilha salva (no formato .xlsx) que o limite irá passar para o número milionário acima. Simples né ? Tome cuidado porém com planilhas muito complexas que podem perder certas funcionalidades no formato novo, o Excel 2007 inclusive informa automaticamente as possíveis incompatibilidades antes de realizar a gravação do novo arquivo.

Opção de eixo secundário?

A dúvida abaixo veio do Ítalo:“Karlão, segui os passos que você explicou neste post sobre o assunto de eixo secundário no Excel 2007, mas não consegui resolver meu problema, não vejo a opção para marcar, preciso de algum plugin?”

Ítalo, não é necessário nenhum plugin, esta é uma opção padrão do Excel 2007. Vamos deixar claro dois pontos: primeiramente para se trabalhar com eixo secundário é preciso que você tenha duas variáveis em função de outra, por exemplo a quantidade vendida ao longo dos meses e a meta de venda ao longo dos meses. Com isto temos X = quantidade, Y = meta e Z = tempo, ou seja, a variável X estará no eixo da esquerda, a variável Y no eixo da direita e a variável Z no eixo de baixo do gráfico.

O segundo ponto importante para destacarmos é que dependendo da diferença de proporções entre as variáveis da sua tabela, o gráfico inicial (antes de marcarmos o eixo secundário) pode ficar parecendo que possui somente 2 variáveis ao invés de 3, pois a terceira variável pode ficar “escondida”.

Mesmo assim, aumentando um pouco o tamanho do gráfico e alterando o zoom do Excel, é possível clicar com o botão direito no pequeno pedaço vermelho (relativo a terceira variável) e selecionar “Formatar Série de Dados”. Com isto você terá na tela esta janela abaixo, aonde deve ser marcado o item “Eixo Secundário”.

Para facilitar também é possível chegar nesta mesma tela, clicando com o botão direito no item da legenda relativo a essa variável e selecionando a mesma opção “Formatar Série de Dados”.

Não variar valor no Excel?

A dúvida abaixo veio do Angel:

“Karlão, como posso copiar e colar uma fórmula no Excel sem alterar parte do seu conteúdo?”

Angel, o procedimento é simples, basta usar o caractere “$” (dólar, sem as aspas). Com isto, o Excel reconheçe que você não quer alterar aquele valor, portanto na hora de copiar e colar ele vai manter estes dados e alterar somente os outros (se ainda existir algo para ser alterado). Para entender melhor, vamos a um exemplo:

1) Somar a célula A1 com a célula B1, você faria desta forma:
=SOMA(A1:B1)

2) Em seguida você deseja usar a mesma fórmula na linha de baixo para somar A2 com B2, basta copiar e colar a fórmula acima, que o Excel automaticamente irá altera para:
=SOMA(A2:B2)

3) Mas no seu caso, você deseja copiar para a linha de baixo, sendo que o primeiro valor a ser somado é sempre o A1, ou seja, em cada linha o A1 será somado com B1, B2, B3, etc. Então você faz da seguinte forma:
=SOMA($A$1:B1)

Neste caso, o Excel não irá variar nem a coluna A, nem a linha 1 no momento da cópia, mantendo sempre A1. Caso você deseje que a coluna seja variada, mas não a linha, então basta usar:
=SOMA(A$1:B1)

Neste último exemplo, o “A” irá variar, mas o “1” não. Você pode “brincar” com o “$” em diversas situações, principalmente em fórmulas matemáticas no Excel, os exemplos acima foram somente para ilustrar algumas destas situações.

Office 2007 no Office 2003?

A dúvida abaixou veio do Flávio:

“Karlão, existe alguma forma de abrir arquivos do Office 2007 em versões anteriores do Office, como a 2003 e XP?”

A resposta é sim, de uma forma simples e fácil. É bom deixarmos claro que somente os arquivos salvos no formato padrão do Microsoft Office 2007 (.docx, .xlsx, pptx, etc) não conseguem ser abertos em versões anteriores do Office. Porém o Office 2007 permite que os arquivos sejam salvos no formato antigo (.doc, .xls, .ppt, etc) e isto faz com que os arquivos sejam abertos em qualquer outra versão do Office.

Porém, como sempre acontece, muitas vezes recebemos um arquivo no formato Office 2007 e não temos o software para poder salvá-lo em outro formato. Para isto a Microsoft lançou algum tempo atrás um “Pacote de Compatibilidade para arquivos do Office 2007“. Este pacote é grátis e permite que a versão 2003 e XP do Office possam ler arquivos do Office 2007. Lembrando que este programa é feito somente para leitura, não permitindo salvar arquivos no formato novo, mas já ajuda em situações típicas do dia a dia. Basta baixar no link acima e instalá-lo normalmente no seu Windows.

Excel com senha?

A dúvida abaixo veio do Luciano:

“Karlão, como proteger minha planilha Excel com senha para que somente eu possa ler?”

Luciano, o procedimento é simples, vou explicar como isto pode ser feito no Excel 2003 e também no Excel 2007. No velho e bom Excel 2003/XP, com sua planilha aberta, clique em Ferramentas – Opções e em seguida acesse a aba de Segurança. Nesta tela existem duas áreas para cadastrar senha. Você pode cadastrar uma senha para abrir o documento e também para modificar o documento. Também existe a opção de deixar o documento somente como leitura.

No Excel 2007, o procedimento é um pouco diferente. Abra seu documento, clique no ícone do Office no canto esquerdo superior em seguida em Salvar Como. Na nova tela, clique no botão “Ferramentas” no canto inferior esquerdo em seguida em Opções Gerais. Na janelinha que se abre aparecem as mesmas opções da versão anterior do Excel: senha para abrir, senha para modificar e somente leitura.

É importante também lembrar que senhas de arquivos do Office são armazenadas em formato texto simples, existem inúmeros programas na internet que “quebram” estas senhas. Porém, esta proteção não deixa de ser um bom método para a segurança básica do dia a dia.

Copiar e colar eterno?

A dúvida/curiosidade abaixo veio do Sérgio:

“Karlão, se eu copiar um pedaço de texto no Windows, por quanto tempo ele fica armazenado? Posso colar ele daqui uns três dias por exemplo?”

Sérgio a resposta é: depende! Vamos entender o processo de copiar e colar no Windows. Quando você faz uma cópia (crtl+c) de algum texto, imagem, arquivo ou qualquer outro elemento no computador, o Windows armazena esse item em uma zona temporária da memória, chamada Área de Transferência (Clipboard).

Por padrão do Windows, a área de transferência tem capacidade para somente uma única cópia, ou seja, se você copiar um item e em seguida copiar outro (sem colar o anterior), o item inicial será substituido pelo novo item. Porém, se você copiar uma parte de texto do Word (por exemplo) e não copiar nada novamente em seguida, você pode colar (crtl+v) este texto quantas vezes quiser, ou quando quiser, até a área de transferência ser limpa, ou o item substituido por outro.

A área de transferência é limpa somente quando o computador é re-iniciado. Mas você pode fazer esta limpeza manualmente a qualquer momento. No Windows XP, basta executar o aplicativo C:\WINDOWS\system32\clipbrd.exe e limpar o item que está armazenado. Portanto, se você executar crtl+c em um texto, não copiar mais nada em seguida e nem desligar o computador, você pode colar até vários anos depois!

Lembro também, que nem todos os aplicativos utilizam a área de transferência do Windows, alguns tem áreas de transferências próprias, que podem permitir vários itens, tempos diferenciados, etc. O Microsoft Office, por exemplo, é uma aplicação que tem opção de se utilizar uma área de transferência própria, mais avançada que a do Windows.

Excel x Argox?

A dúvida abaixo veio da Cristiane:

“Karlão, preciso exportar um arquivo Excel para uma impressora Argox que imprime códigos de barra, como faço?”

Cristiane, conheço pouco sobre impressoras Argox, mas talvez podemos tratar seu problema de uma forma padronizada. Todo arquivo de tabelas do excel, pode ser exportado em um formato chamado CSV (Comma-Separated Values), ou seja, valores separados por vírgula. O formato CSV é um formato padronizado de exportação e importação de dados entre aplicativos. Possivelmente as ferramentas da impressora Argox possuem uma forma de importar arquivos em CSV.

Para salvar em CSV no Excel, abra seu arquivo e vá em “Salvar Como”. Em seguida selecione o formato CSV e pronto. O Excel irá apresentar algumas mensagens informativas, visto que o CSV é um formato muito mais limitado que o formato XLS do Excel. Você pode utilizar também um software chamado Argobar Lite que é próprio para impressoras Argox e que permite manipular etiquetas de diversas formas, inclusive através dados variáveis.

Limite de linhas no Excel?

A dúvida abaixo veio do Waldemir:

“Karlão, como aumentar o limite de 65536 linhas no Excel? Trabalho com arquivos muito grandes e este valor não me atende.”

Waldemir, a resposta é simples: é impossível passar de 65536 linhas em uma única planilha no Excel 2003 ou inferior. Porém, você pode contornar este problema de 3 formas diferentes:

1) Separar os dados entre várias planilhas (várias abas em um mesmo arquivo do Excel).

2) Passar a trabalhar com estes dados em um banco de dados (Access, Oracle, SQL Server, MySQL, etc) o que resolveria o problema não só de quantidade de linhas mas também de desempenho.

3) Passar a utilizar o Excel 2007 que suporta até 1048576 linhas (16 vezes mais). Acredito que esta seria a solução mais prática para você.

1º página sem numeração?

A dúvida abaixo veio da Suellen:

“Como fazer para que o Word não numere a primeira página (conforme a norma da ABNT)?”

Suellen a resposta é bem simples. Ao inserir uma numeração de página (Inserir – Número de página), desmarque a opção “Mostrar número na 1º página” no Word 2003 ou marque “Primeira página diferente” no Word 2007. Com isto a primeira página da seção não será numerada conforme a chatíssima regra da ABNT.

Eixo secundário Excel 2007?

A dúvida abaixo veio da Gisele:“Karlão eu vi seu post sobre gráfico de Pareto no Excel, mas uma dúvida ainda persiste, como crio um eixo Y secundário com a porcentagem?”Gisele, sua dúvida é bem interessante e um ótimo complemento ao meu post anterior sobre os gráficos personalizados. O Excel 2007 não faz o eixo de porcentagem automaticamente, primeiramente você deve criá-lo como uma coluna de dados na sua tabela. Vamos usar como exemplo a figura abaixo:

Untitled-1

Neste exemplo, criamos uma tabela com as colunas de Valor, Meta e Diferença da Meta (em porcentagem). Selecione toda a tabela, vá até a aba Inserir e insira um gráfico de Colunas Agrupadas. Feito isto, clique bom o botão direito do mouse no terceiro eixo (Diferença da Meta) e em seguida “Formatar série de dados”.

Marque a opção “Eixo Secundário” e pronto. A terceira coluna do seu gráfico passará a ser medida pelo eixo Y secundário. Após isto, você pode ainda brincar com este gráfico, alterando o “Tipo de gráfico de série” deste eixo para linha.

O Excel 2007 pode não ter os gráficos personalizados como no Excel 2003, mas ele permite muito mais modificações e personalizações nos gráficos padrões, o que é uma grande melhoria.

Paginação no Word?

A dúvida abaixo veio da Angela:

“Karlão, me ajudou muito o seu post sobre o assunto de paginação diferenciada no Word. Mas ainda tenho mais algumas dúvidas. Como eu faço para que na parte que estou numerando com algarismos romanos, o número fique centralizado e na parte que estou numerando com algarismos arábicos, o número fique na parte superior a direita?”

Angela, sua dúvida é um bom complemento ao assunto anterior. Primeiramente para centralizar os algarimos romanos, basta selecionar o rodapé aonde temos algarismos romanos (Exibir – Cabeçalho e Rodapé) e em seguida clicar no ícone de centralização. Se você seguiu a dica anterior corretamente, então somente a seção com algarismos romanos irá ficar centralizada.

Já na parte dos algarismos arábicos, como você quer que eles fiquem na parte superior, estamos falando de cabeçalho e não mais do rodapé. Porém, o procedimento é exatamente o mesmo. Na seção desejada, insira o número de páginas no cabeçalho (Inserir – Número de páginas) e escolha a posição correta. Se você não desvincular uma seção da outra (conforme fizemos no post anterior), os números serão inseridos nos cabeçalhos de todas as páginas. Basta então desvincular a área do cabeçalho e remover a numeração superior das páginas com algarismos romanos no rodapé.

Gráficos dinâmicos?

A dúvida abaixo veio do colega Aldemir:

“Karlão, existe uma maneira de colocar o mesmo filtro da tabela em um gráfico dinâmico do Excel 2007? No 2003 eu fazia isso normalmente, já aqui não estou conseguindo.”

O Excel 2007 implementou muitas mudanças na parte de gráficos, principalmente no que diz respeito aos gráficos dinâmicos e gráficos personalizados. Algumas opções inclusive deixaram de existir. Veja meu outro post sobre o assunto.

Porém, as mudanças em gráficos dinâmicos não foram tão expressivas quanto nos gráficos personalizados e o que você deseja fazer continua existindo normalmente. Ao invés de dar uma explicação aqui, vou te indicar um link do Office Online aonde existe uma série de artigos e explicações sobre os trabalhos com planilhas e gráficos dinâmicos. Desde o entendimento do conceito até a personalizaçãoes avançadas dos gráficos. Vale a pena a leitura!

Gráficos personalizados no Excel 2007?

A dúvida abaixo veio da Priscilla:

“Como fazer gráficos personalizados no Excel 2007?”

Esta funcionalidade do Excel 97, 2000, XP e 2003 nos permitia fazer gráficos fora do padrão, como por exemplo um gráfico com barras e linhas, ou um diagrama de Pareto por exemplo. Porém, no Excel 2007, os gráficos personalizados foram removidos, só temos agora os gráficos padrões do Excel.

Para resolver esse problema, precisamos personalizar manualmente um gráfico padrão. A figura abaixo nos ajuda a entender melhor:

Untitled-1

Usaremos esta tabela como exemplo. Selecione todos os dados (meta e diferença), vá até a área de criação de gráfico (Inserir – Gráficos) e gere um gráfico de barras normal. Após isso, vamos personalizar este para transformar em um diagrama de Pareto como exemplo.

Selecione uma das colunas no gráfico e clique em “Alterar Tipo de Gráfico de Série”. Escolha o tipo “Linha” e pronto! Agora você tem um diagrama simplificado de Pareto. Para outros tipos de personalizações você pode “brincar” com estas opções básicas.